Ngày 05/6/2026, Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên ban hành Quyết định số 54/2026/QĐ-UBND ban hành kèm theo Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Thái Nguyên. Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2026.

Theo đó, Quyết định số 54/2026/QĐ-UBND thay thế Quyết định số 28/2018/QĐ-UBND ngày 03/12/2018 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành liên thông trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên và Quyết định số 69/2024/QĐ-UBND ngày 26/12/2024 của UBND tỉnh sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Quy chế này.

Quy chế được ban hành nhằm đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, xây dựng chính quyền số, nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh; đồng thời bảo đảm việc quản lý, vận hành và khai thác Hệ thống quản lý văn bản và điều hành (QLVBĐH) được thực hiện thống nhất, an toàn, hiệu quả.

Quy chế áp dụng đối với Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp; các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; các đơn vị sự nghiệp công lập trên địa bàn tỉnh; cán bộ, công chức, viên chức, người lao động được cấp tài khoản sử dụng hệ thống và các doanh nghiệp, đơn vị cung cấp dịch vụ, hạ tầng kỹ thuật có liên quan.

Một trong những nội dung nổi bật của Quy chế là xác lập nguyên tắc “Số hóa đầu nguồn” và “Dữ liệu chỉ cung cấp một lần”. Theo đó, văn bản, hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị phải được tạo lập dưới dạng dữ liệu số ngay từ khi phát sinh; ưu tiên xử lý hoàn toàn trên môi trường điện tử, hạn chế tối đa việc in văn bản giấy để ký và số hóa lại. Đối với các dữ liệu đã được cơ quan nhà nước tạo lập, xác thực và lưu trữ trên hệ thống hoặc cơ sở dữ liệu dùng chung thì không yêu cầu tổ chức, cá nhân cung cấp lại khi thực hiện các quy trình nghiệp vụ có liên quan.

Quy chế khẳng định văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. Việc gửi, nhận, xử lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, đơn vị phải được thực hiện đồng bộ, thông suốt trên Hệ thống QLVBĐH, bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn dữ liệu và an toàn thông tin.

Đáng chú ý, Quy chế dành riêng một chương quy định về quản trị hệ thống và tài sản số. Theo đó, tài khoản sử dụng Hệ thống QLVBĐH được xác định là tài sản số do cơ quan nhà nước giao cho cá nhân quản lý để thực hiện nhiệm vụ công vụ. Quy chế quy định cụ thể việc cấp mới, thay đổi phân quyền, khóa tạm thời, thu hồi tài khoản; trách nhiệm bảo mật tài khoản và trách nhiệm của người sử dụng đối với mọi hoạt động được thực hiện thông qua tài khoản được giao.

Đối với nghiệp vụ xử lý văn bản điện tử, Quy chế quy định đầy đủ quy trình tiếp nhận, đăng ký, trình, phân phối văn bản đến; quy trình soạn thảo, lấy ý kiến, ký số, phát hành văn bản đi; yêu cầu về thể thức, kỹ thuật trình bày, định dạng văn bản điện tử, kỹ thuật ký số và quản lý tệp tin đính kèm. Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm thực hiện tiếp nhận, xử lý và phát hành văn bản trên môi trường điện tử theo đúng quy định, bảo đảm tiến độ và chất lượng công việc.

Một điểm mới đáng chú ý là việc tích hợp công cụ Trợ lý ảo ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong Hệ thống QLVBĐH. Trợ lý ảo có khả năng hỗ trợ tóm tắt nội dung văn bản, kiểm tra thể thức trình bày, gợi ý phân loại, điều hướng xử lý văn bản và hỗ trợ tra cứu các văn bản liên quan. Tuy nhiên, các kết quả do Trợ lý ảo cung cấp chỉ mang tính chất hỗ trợ; cán bộ, công chức, viên chức vẫn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và tính pháp lý của nội dung trước khi trình ký hoặc ban hành.

Quy chế cũng quy định việc duy trì kết nối liên thông giữa Hệ thống QLVBĐH của tỉnh với Trục liên thông văn bản quốc gia, Nền tảng tích hợp và chia sẻ dữ liệu của tỉnh, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và các hệ thống thông tin có liên quan. Đồng thời, các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm thực hiện kết nối, chia sẻ dữ liệu theo quy định; khai thác hiệu quả Kho dữ liệu dùng chung của tỉnh nhằm phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành, thống kê, báo cáo và phân tích dữ liệu.

Về công tác lưu trữ điện tử, Quy chế yêu cầu cá nhân được giao giải quyết công việc phải mở hồ sơ điện tử ngay từ khi bắt đầu xử lý, cập nhật đầy đủ tài liệu phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ và thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ hiện hành theo đúng thời hạn quy định. Việc bảo quản, khai thác và tiêu hủy tài liệu điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực và khả năng truy cập dữ liệu trong suốt thời hạn bảo quản.

Để bảo đảm hệ thống hoạt động ổn định, an toàn và thông suốt, Quy chế quy định rõ trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị trong việc bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, sao lưu dữ liệu, bảo vệ an toàn thông tin mạng, xử lý sự cố kỹ thuật và duy trì hoạt động liên tục của hệ thống. Sở Khoa học và Công nghệ được giao là cơ quan đầu mối quản lý, vận hành Hệ thống QLVBĐH; đồng thời chủ trì hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Quy chế trên phạm vi toàn tỉnh.

Việc ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Thái Nguyên là cơ sở quan trọng để nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành trên môi trường số, thúc đẩy sử dụng văn bản điện tử, tăng cường chia sẻ và khai thác dữ liệu số, góp phần thực hiện thành công mục tiêu xây dựng chính quyền số, phát triển kinh tế số và xã hội số trên địa bàn tỉnh./.

Chi tiết Quyết định 54.2026.QĐ-UBND.pdf xem tại đây.