1. Rà soát hệ thống văn bản là gì?

a) Hệ thống hóa văn bản là việc tập hợp, sắp xếp các văn bản QPPL đã được rà soát theo các tiêu chí quy định tại Điều 168 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP.

b) Tổng rà soát hệ thống văn bản là việc xem xét, đánh giá toàn bộ hệ thống văn bản do tất cả các cơ quan, người có thẩm quyền ban hành trong một khoảng thời gian cụ thể.

2. Hoạt động hệ thống hóa văn bản QPPL phải tuân theo những nguyên tắc gì; định kỳ hệ thống hóa quy định như thế nào?

Để việc hệ thống hóa văn bản đạt hiệu quả cao, các cơ quan tiến hành hoạt động này phải bảo đảm các nguyên tắc cơ bản theo quy định tại Điều 138 Nghị địnhsố 34/2016/NĐ-CP, cụ thể:

 Việc hệ thống hóa văn bản phải được tiến hành định kỳ, đồng bộ; kịp thời công bố Tập hệ thống hóa văn bản còn hiệu lực và các danh mục văn bản; tuân thủ trình tự hệ thống hóa. Đây là nguyên tắc cơ bản của hoạt động hệ thống hóa văn bản nhằm xem xét toàn diện, tổng thể về hệ thống pháp luật trong một giai đoạn nhất định.

Điều 164 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 38 Điều 1 Nghị định số 154/2020/NĐ-CP) quy định:Văn bản QPPL phải được định kỳ hệ thống hóa và công bố kết quả hệ thống hóa 05 năm một lần. Thời điểm ấn định văn bản thuộc đối tượng hệ thống hóa để công bố (sau đây gọi là thời điểm hệ thống hóa) là ngày 31 tháng 12 của năm thứ năm tính từ thời điểm hệ thống hóa kỳ trước

Việc hệ thống hóa văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Theo đó, khi tiến hành hệ thống hóa văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước, các cơ quan thực hiện việc hệ thống hóa văn bản cần nghiên cứu, thực hiện đúng các quy định liên quan về bảo vệ bí mật nhà nước (đặc biệt là quy trình thông tin về kết quả rà soát và xử lý kết quả rà soát, hệ thống hóa văn bản) bên cạnh việc tuân thủ các quy định chung về nguyên tắc, kỹ năng, nghiệp vụ rà soát, hệ thống hóa văn bản.

3. Thẩm quyền, hình thức và thời hạn công bố kết quả hệ thống hóa văn bản ở địa phương?

Để tạo thuận lợi, thống nhất cho các cơ quan trong việc công bố kết quả hệ thống hóa văn bản, tại khoản 6 Điều 167 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP(được sửa đổi bởi khoản 39 Điều 1 Nghị định số 154/2020/NĐ-CP) đã quy định cụ thể về thẩm quyền, hình thức và thời hạn công bố kết quả hệ thống hóa văn bản. Theo đó:

Về thẩm quyền công bố: Chủ tịch UBND các cấp công bố kết quả hệ thống hóa văn bản thuộc thẩm quyền (trách nhiệm) của mình.

Về hình thức văn bản công bố: Kết quả hệ thống hóa văn bản được công bố dưới hình thức văn bản là quyết định hành chính.

Về thời hạn công bố: Kết quả hệ thống hóa văn bản phải được công bố chậm nhất là ngày 01 tháng 02 đối với văn bản của trung ương, ngày 01 tháng 3 đối với văn bản của HĐND, UBND các cấp của năm liền sau năm cuối cùng của kỳ hệ thống hóa (Quy định này nhằm bảo đảm cho cơ quan/đơn vị thực hiện hệ thống hóa văn bản của địa phương có thời gian để cập nhật, kiểm tra lại kết quả hệ thống hóa văn bản của HĐND, UBND cấp mình sau khi kết quả hệ thống hóa văn bản của trung ương được công bố).

4. Tiêu chí sắp xếp văn bản QPPL trong Tập hệ thống hóa văn bản và các danh mục văn bản?

Để giúp việc tra cứu, sử dụng kết quả hệ thống hóa văn bản phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước được thuận lợi, Nghị định số 34/2016/NĐ-CP (Điều 168) có quy định văn bản trong Tập hệ thống hóa văn bản và các danh mục văn bản phải đáp ứng đồng thời tất cả các tiêu chí sau:

- Lĩnh vực quản lý nhà nước của cơ quan hoặc lĩnh vực do cơ quan hệ thống hóa quyết định;

- Thứ tự văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn đến văn bản có hiệu lực pháp lý thấp hơn;

- Thứ tự thời gian ban hành văn bản từ văn bản được ban hành trước đến văn bản được ban hành sau;

- Tiêu chí khác phù hợp với yêu cầu quản lý nhà nước.

Đối với trường hợp văn bản điều chỉnh nhiều nội dung ở các lĩnh vực khác nhau thì về nguyên tắc khi sắp xếp, văn bản liên quan đến lĩnh vực nào sẽ được sắp xếp vào lĩnh vực đó và thực hiện ghi chú sự liên quan của văn bản đến các lĩnh vực khác nhau tại số, ký hiệu của văn bản trong lĩnh vực đầu tiên mà văn bản được sắp xếp vào. Tuy nhiên, khi thống kê số lượng tổng hợp văn bản trong danh mục tổng hợp tất cả các lĩnh vực thì các văn bản liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, được sắp xếp vào nhiều lĩnh vực khác nhau chỉ được tính 01 (một) lần, tránh trùng lặp.

5. Trách nhiệm giữa các cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện hệ thống hóa văn bản QPPL ở địa phương?

Việc xây dựng cơ chế phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị trong việc hệ thống hóa văn bản được coi là một trong những nội dung quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hệ thống hóa văn bản. Bởi lẽ, hệ thống hóa văn bản là hoạt động có phạm vi, khối lượng văn bản cần thực hiện rất lớn, nội dung văn bản liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau nên cần có sự tham gia của các cơ quan, đơn vị, không chỉ là ở phạm vi tổ chức pháp chế, Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp. Nếu các cơ quan, đơn vị không được phân công rõ ràng trách nhiệm, không có sự phối hợp chặt chẽ trong tổ chức thực hiện thì kết quả hệ thống hóa văn bản sẽ khó bảo đảm về tiến độ, chất lượng. Xuất phát từ yêu cầu này, tại Điều 169 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP quy định quan hệ phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị trong việc hệ thống hóa văn bản. Cụ thể:

 - Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp chủ trì giúp UBND cùng cấp xây dựng và làm đầu mối tổ chức thực hiện kế hoạch hệ thống hóa;

- Các cơ quan, đơn vị thực hiện hệ thống hóa văn bản cấp tỉnh, cấp huyện hệ thống hóa văn bản theo trình tự hệ thống hóa văn bản và gửi kết quả cho Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp để tổng hợp;

- Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp kiểm tra lại kết quả hệ thống hóa văn bản, trình Chủ tịch UBND cùng cấp xem xét, công bố;

- UBND cấp tỉnh gửi báo cáo kết quả hệ thống hóa văn bản về Bộ Tư pháp trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày công bố kết quả hệ thống hóa theo quy định tại điểm d khoản 6 Điều 167 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP(được sửa đổi bởi khoản 39 Điều 1 Nghị định số 154/2020/NĐ-CP)để theo dõi, tổng hợp, báo cáo Thủ tướng Chính phủ.

6. Trách nhiệm của UBND các cấp trong công tác rà soát, hệ thống hóa văn bản QPPL?

Trách nhiệm của UBND các cấp trong công tác rà soát, hệ thống hóa văn bản được quy định tại khoản 3 Điều 186 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP như sau:

- Quy định cụ thể về đầu mối chủ trì, cơ chế phân công phối hợp, điều kiện bảo đảm cho công tác rà soát, hệ thống hóa văn bản;

- Đôn đốc, chỉ đạo công tác rà soát, hệ thống hóa văn bản ở địa phương;

- Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ rà soát, hệ thống hóa văn bản; tổ chức và quản lý đội ngũ cộng tác viên rà soát, hệ thống hóa văn bản;

- Tổ chức mạng lưới thông tin, cập nhật và quản lý cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc rà soát, hệ thống hóa văn bản;

- Sơ kết, tổng kết về công tác rà soát, hệ thống hóa văn bản của địa phương.

7. Vai trò của Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp trong việc hướng dẫn, tổ chức hoạt động rà soát, hệ thống hóa văn bản QPPL tại địa phương?

Để khắc phục tình trạng các cơ quan, đơn vị chuyên môn thuộc UBND cấp mình chưa có kinh nghiệm, còn lúng túng trong quá trình triển khai thực hiện rà soát, hệ thống hóa văn bản (như một số địa phương đã phản ánh), các Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp cần tăng cường vai trò tham mưu, quản lý nhà nước, tăng cường đôn đốc, hướng dẫn, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ rà soát, hệ thống hóa văn bản cho các công chức trực tiếp làm công tác rà soát, hệ thống hóa văn bản tại các cơ quan/đơn vị chuyên môn thông qua nhiều hình thức như: Hội thảo, hội nghị, tọa đàm; lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ; họp trao đổi về nghiệp vụ (hàng tháng; hàng quý; hoặc gắn với từng nhiệm vụ cụ thể); công văn hướng dẫn; email, điện thoại...

Trong đó, bên cạnh việc tham mưu UBNDcấp mình ban hành văn bản quy định cơ chế phối hợp giữa các cơ quan trong công tác rà soát, hệ thống hóa văn bản, Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp cần tích cực hướng dẫn rõ ràng về trách nhiệm rà soát, hệ thống hóa văn bản của các cơ quan, đơn vị chuyên môn cũng như cách xác định văn bản thuộc đối tượng rà soát, hệ thống hóa theo quy định tại Điều 139 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP, cụ thể bao gồm:

- Các văn bản do cơ quan (đơn vị) được giao chủ trì soạn thảo để trình cơ quan, người có thẩm quyền ban hành;

- Các văn bản khác điều chỉnh những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan (đơn vị), bao gồm: Văn bản do đơn vị được phân công phối hợp với các đơn vị của các cơ quan khác xây dựng để trình cơ quan, người có thẩm quyền ban hành; văn bản do cơ quan, tổ chức khác trình có nội dung điều chỉnh những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan (đơn vị) mình.

8. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện chế độ báo cáo hằng năm về công tác rà soát, hệ thống hóa văn bảnQPPL?

Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị ở địa phương trong việc thực hiện chế độ báo cáo hằng năm về công tác rà soát, hệ thống hóa văn bản được xác định cụ thể tại Điều 170 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP. Theo đó:

Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch có trách nhiệm xây dựng báo cáo hằng năm về công tác rà soát, hệ thống hóa văn bản của Chủ tịch UBND cấp mình.

Báo cáo hằng năm về công tác rà soát, hệ thống hóa văn bản của UBND cấp tỉnh được gửi đến Bộ Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Thủ tướng Chính phủ.

Báo cáo hằng năm về công tác rà soát, hệ thống hóa văn bản của UBND cấp huyện được gửi đến UBND cấp tỉnh, Sở Tư pháp để Sở Tư pháp tổng hợp, báo cáo UBND cấp tỉnh.

Báo cáo hằng năm về công tác rà soát, hệ thống hóa văn bản của UBND cấp xã được gửi đến UBND cấp huyện, Phòng Tư pháp để Phòng Tư pháp tổng hợp, báo cáo UBND cấp huyện.