Trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh, việc chấp hành đầy đủ các quy định pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế không chỉ là nghĩa vụ bắt buộc mà còn là yếu tố quan trọng góp phần bảo đảm an sinh xã hội, ổn định quan hệ lao động và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Trên thực tế, đây cũng là lĩnh vực thường xuyên phát sinh sai sót, vi phạm do quy định phức tạp, thay đổi nhanh và liên quan trực tiếp đến người lao động.

Nhằm tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, đồng thời chuẩn hóa hoạt động kiểm tra theo hướng minh bạch, thống nhất, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 126/2025/TT-BTC ngày 24/12/2025 quy định quy trình kiểm tra lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Tài chính. Thông tư này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với cộng đồng doanh nghiệp, người sử dụng lao động và các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh ký hợp đồng khám chữa bệnh bảo hiểm y tế.

1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Thông tư số 126/2025/TT-BTC quy định: Quy trình kiểm tra chuyên ngành việc thực hiện pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế; Quy trình kiểm tra việc thực hiện hợp đồng khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế.

Đối tượng áp dụng của Thông tư rất rộng, trong đó doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh và các tổ chức sử dụng lao động là nhóm đối tượng chịu tác động trực tiếp. Ngoài ra, Thông tư còn áp dụng đối với: Cơ quan, đơn vị trong hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam; Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có ký hợp đồng khám chữa bệnh bảo hiểm y tế; Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

Việc xác định rõ đối tượng áp dụng giúp doanh nghiệp chủ động nhận diện trách nhiệm pháp lý của mình trong quá trình tham gia và thực hiện chính sách bảo hiểm.

2. Nội dung kiểm tra - Những vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý

Theo Thông tư, nội dung kiểm tra chuyên ngành tập trung vào các vấn đề cốt lõi, bao gồm:

- Việc đăng ký tham gia và đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế cho người lao động;

- Hồ sơ đề nghị cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế;

- Hồ sơ đề nghị giải quyết hưởng và chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội;

- Việc sử dụng quỹ bảo hiểm y tế đối với các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh;

- Việc thực hiện hợp đồng khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế.

Đây đều là những nội dung thường xuyên phát sinh sai sót trong thực tế, đặc biệt là các hành vi chậm đóng, trốn đóng, kê khai tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm không đúng quy định hoặc lập hồ sơ hưởng chế độ không chính xác.

3. Thẩm quyền kiểm tra – Rõ ràng, thống nhất, tránh chồng chéo

Thông tư quy định cụ thể thẩm quyền kiểm tra của:

- Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam: thực hiện kiểm tra trên phạm vi toàn quốc;

- Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố: thực hiện kiểm tra trong phạm vi địa bàn quản lý.

Việc phân định rõ thẩm quyền kiểm tra giúp hạn chế tình trạng chồng chéo, trùng lặp, đồng thời tạo điều kiện để doanh nghiệp chủ động phối hợp khi có hoạt động kiểm tra diễn ra.

4. Phương thức kiểm tra - Điểm mới phù hợp với chuyển đổi số

Một điểm mới đáng chú ý của Thông tư số 126/2025/TT-BTC là quy định hai phương thức kiểm tra, gồm:

Kiểm tra từ xa: thực hiện thông qua ứng dụng công nghệ thông tin, áp dụng đối với các đơn vị có dấu hiệu vi phạm và đang thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội;

Kiểm tra trực tiếp: thực hiện tại trụ sở doanh nghiệp, cơ sở khám chữa bệnh hoặc tại trụ sở cơ quan bảo hiểm xã hội.

Quy định này góp phần giảm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp, đồng thời phù hợp với xu hướng số hóa trong hoạt động quản lý nhà nước.

5. Quy trình kiểm tra chuyên ngành - Minh bạch, có thời hạn cụ thể

Thông tư quy định chi tiết từng bước của quy trình kiểm tra, từ: Lựa chọn, xác định đối tượng kiểm tra trên cơ sở phân tích dữ liệu, đánh giá rủi ro; Ban hành quyết định kiểm tra và gửi đề cương báo cáo; Thời hạn kiểm tra (tối đa 15 ngày đối với kiểm tra trực tiếp, 10 ngày đối với kiểm tra từ xa); Công bố quyết định kiểm tra; Tiến hành kiểm tra, lập biên bản làm việc và biên bản kiểm tra.

Đặc biệt, Thông tư nhấn mạnh nguyên tắc mỗi năm chỉ kiểm tra một lần đối với một đơn vị, trừ trường hợp có dấu hiệu vi phạm rõ ràng, qua đó góp phần bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp.

6. Trách nhiệm phối hợp của doanh nghiệp trong quá trình kiểm tra

Doanh nghiệp có trách nhiệm: Cung cấp đầy đủ, kịp thời, trung thực hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của Đoàn kiểm tra; Phối hợp làm việc, giải trình các nội dung liên quan; Ký biên bản kiểm tra và thực hiện các kiến nghị, yêu cầu khắc phục sau kiểm tra.

Việc không phối hợp hoặc cản trở hoạt động kiểm tra có thể dẫn đến xử lý vi phạm hành chính hoặc các hậu quả pháp lý nghiêm trọng hơn.

Thông tư quy định rõ việc: Lập biên bản vi phạm hành chính; Xử phạt vi phạm hành chính theo thẩm quyền; Kiến nghị thanh tra hoặc chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra nếu có dấu hiệu tội phạm; Ban hành văn bản yêu cầu chấn chỉnh, khắc phục tồn tại, hạn chế sau kiểm tra. Đối với doanh nghiệp, đây là căn cứ pháp lý quan trọng để chủ động khắc phục sai sót, hạn chế rủi ro pháp lý kéo dài.

Thông tư số 126/2025/TT-BTC góp phần: Chuẩn hóa quy trình kiểm tra, bảo đảm công khai, minh bạch; Nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật về bảo hiểm của doanh nghiệp; Bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động; Góp phần xây dựng môi trường kinh doanh lành mạnh, ổn định và bền vững.

Thông tư số 126/2025/TT-BTC là văn bản pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp cần nghiên cứu, nắm vững để chủ động thực hiện đúng các quy định về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế. Việc hiểu rõ quy trình kiểm tra không chỉ giúp doanh nghiệp phối hợp tốt với cơ quan quản lý mà còn là giải pháp hiệu quả để phòng ngừa rủi ro pháp lý, bảo đảm hoạt động sản xuất, kinh doanh diễn ra thông suốt.