Trước diễn biến ngày càng bất thường, cực đoan và khó lường của biến đổi khí hậu, thiên tai, tỉnh Thái Nguyên yêu cầu các cơ quan, đơn vị tiếp tục tăng cường các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ, chủ động phòng ngừa và sẵn sàng ứng phó khi xảy ra sự cố.

Đây là nội dung được Chủ tịch UBND tỉnh Thái Nguyên chỉ đạo tại Công văn số 10660/UBND-NC ngày 21/8/2026 về việc tiếp tục đẩy mạnh công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ trước diễn biến phức tạp của biến đổi khí hậu và tình hình thiên tai cực đoan năm 2026.

Theo chỉ đạo của UBND tỉnh, công tác bảo vệ tài liệu lưu trữ cần được thực hiện chủ động ngay từ khâu phòng ngừa. Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị phải xác định đây là nhiệm vụ thường xuyên, phân công rõ trách nhiệm đối với từng cá nhân, nhất là những người trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Việc quản lý, bảo quản tài liệu phải bảo đảm rõ người, rõ việc, rõ thẩm quyền, rõ trách nhiệm và rõ kết quả, đồng thời nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động về yêu cầu bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Một trong những yêu cầu được đặt ra là rà soát lại điều kiện bảo quản tài liệu tại các kho lưu trữ. Các cơ quan, đơn vị phải bố trí diện tích kho để bảo quản tập trung tài liệu lưu trữ giấy; đối với phương tiện, thiết bị kỹ thuật quản lý tài liệu điện tử, địa điểm bố trí phải cao ráo, từ tầng 2 trở lên, không đặt tại tầng 1 và tầng trên cùng của tòa nhà. Kho lưu trữ cũng cần bảo đảm thông thoáng, thuận lợi cho việc vận chuyển, di dời tài liệu trong tình huống khẩn cấp.

Đối với những kho nằm tại khu vực có nguy cơ cao về ngập lụt, lũ quét, sạt lở đất, UBND tỉnh yêu cầu thường xuyên kiểm tra, đánh giá mức độ an toàn và khả năng chống chịu để có phương án di dời tài liệu khi cần thiết. Cùng với đó là kiểm tra hệ thống cửa, mái kho, hành lang, điện, thoát nước và các điều kiện liên quan; kịp thời sửa chữa, nâng cấp để hạn chế nguy cơ dột, ngấm nước, ngập lụt khi xảy ra mưa lũ lớn. Các phương tiện, thiết bị cứu hộ tài liệu cũng phải được chuẩn bị đầy đủ tại chỗ.

UBND tỉnh cũng yêu cầu các cơ quan, đơn vị xây dựng kế hoạch phòng, chống thiên tai đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ và tổ chức tập huấn kỹ năng ứng phó, di chuyển, sơ tán tài liệu. Phương án ứng phó phải được xây dựng sát với đặc điểm từng địa điểm kho, tính đến các tình huống như bão mạnh, sạt lở đất, mưa lũ lớn, ngập lụt vượt lịch sử. Trong đó, phương châm “bốn tại chỗ” gồm chỉ huy, lực lượng, phương tiện, thiết bị, vật tư và hậu cần tại chỗ được xác định là yêu cầu trong tổ chức bảo vệ tài liệu khi có thiên tai. Những phông, khối hồ sơ, tài liệu có giá trị cần được xác định để ưu tiên bảo vệ và sẵn sàng di dời khi tình huống phức tạp xảy ra.

Song song với các giải pháp bảo quản vật lý, UBND tỉnh yêu cầu tăng cường ứng dụng khoa học, công nghệ trong quản lý và bảo quản tài liệu lưu trữ, đẩy mạnh số hóa hồ sơ, tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Việc này giúp bảo đảm khả năng khai thác, phát huy giá trị tài liệu và khôi phục thông tin nhanh chóng trong trường hợp tài liệu gốc bị hư hỏng do thiên tai.

Bên cạnh yêu cầu về phòng ngừa và ứng phó, UBND tỉnh cũng đặt ra yêu cầu về trách nhiệm trong thực hiện nhiệm vụ. Các hành vi thiếu ý thức, đùn đẩy hoặc trốn tránh trách nhiệm trong quản lý, bảo quản tài liệu cần được xử lý nghiêm; đồng thời, những tập thể, cá nhân chủ động, có trách nhiệm trong quản lý, bảo quản, ứng phó và cứu hộ tài liệu khi xảy ra thiên tai cần được biểu dương, khen thưởng phù hợp, kịp thời.

Đối với Sở Nội vụ, UBND tỉnh giao nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra việc quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị. Sở Nội vụ đồng thời chỉ đạo Lưu trữ lịch sử tỉnh bảo quản an toàn, an ninh đối với tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh; thường xuyên kiểm tra, rà soát các địa điểm đang bảo quản tạm tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện đã kết thúc hoạt động, đồng thời duy trì việc phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân và doanh nghiệp.

Sở Khoa học và Công nghệ được giao chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức thường xuyên rà soát, kiểm tra và có giải pháp kỹ thuật, công nghệ nhằm bảo đảm an toàn cho các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đang được quản trị, vận hành.

Từ yêu cầu của UBND tỉnh, công tác bảo vệ tài liệu lưu trữ trong năm 2026 được đặt trong mối liên hệ chặt chẽ giữa bảo quản tại kho, chuẩn bị phương án ứng phó thiên tai và tăng cường ứng dụng công nghệ. Các cơ quan, đơn vị, địa phương được yêu cầu nghiêm túc tổ chức triển khai, chủ động rà soát những nguy cơ có thể ảnh hưởng đến an toàn tài liệu và chuẩn bị phương án xử lý phù hợp, tránh bị động khi thiên tai xảy ra.